社員を支えるキャロルシステムのバックオフィスの役割

   時代の流れと社会の変化とともにキャロルシステムでは、福利厚生の改善や社員が働きやすい社内環境づくりに取り組んでいます。特に大きく変わった企業型確定拠出年金制度(401k)導入のきっかけと社員が安心して働ける環境を整えるバックオフィスの役割について、お話を伺いました!

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岡川 絵里子 2008年入社 (管理部所属)

<これまでの経歴>
人材系企業で営業職を経てキャロルシステムに入社。現在は、社内管理部門の総務・人事を担当。いつも笑顔で社員の出社を迎えている。

ーーー現在の業務について教えてください。


「はい、主な業務は会社の管理部門の機能で、総務と人事を担当しています。総務では、来客対応や備品・建物の管理、防犯・防災など多岐にわたります。また、人事では、労務管理と採用業務を行っていて、労務管理では、社員の社会保険手続、勤怠管理、給与計算、福利厚生業務が主な仕事です。採用業務では、現在は新卒担当をしています。」


ーーー昨年からキャロルシステムの労務管理という面で少しずつ社内環境が変化していますよね。例えば、大きいところで言うと、企業型確定拠出年金制度(以下、401k と呼ぶ)の導入や勤怠システムの刷新、現在は給与明細のWEB化対応など...特に今回は、昨年に導入された 401k についてお話を聞きたいのですが、導入にあたり何かきっかけはあったのでしょうか。


「そうですね。きっかけは以前担当していた、中途採用のときですね。最近はリーマンショック時に比べ経済が安定し売り手市場のため、求職者の方の思考も定年まで安定して働きたいと考える方が多かったです。そのため、他社求人と比較されてしまうと、どうしても福利厚生の面で弱さがありました。。またそれだけではなく、キャロルの社員の皆さんが安心して働いてもらう環境の整備という観点からも、退職金制度・年金制度というものは検討すべきではないかと考え、401k の導入を提案しました。」


ーーーなるほど。では、401k は会社としても大きな支出になるので、「すぐに導入する」とはならなかったと思いますが、周りに提案したときは、どんな反応でした?


「そうですね、やはり一番のネックは支出の大きさでした。従業員数が増加したり、社員が年齢を重ねると必然的に支出が増えますからね。。。ただ、公的年金への不安が叫ばれている今、キャロルで活躍している社員の皆さんの老後ライフプランをより希望のあるものにして、安心して働いていただくためには必要不可欠な提案だと思いました。また、社長含め役員の方々も、福利厚生が充実していないがために社員がキャロルから離れていってしまうことは会社にとっても大変不利益なことになりますし、頑張っている社員には少しでも長く安心して働いてもらいたいと考えていますので、支出は大きいけれども納得してもらえましたね。」


ーーーそうなんですね。導入までに、どのくらいの期間とどんな準備をしたのでしょうか。


「実際、検討に動き出したのは2014年からですね。まず、どの退職金制度や年金制度が会社に合っているかということを検討しました。会社の規模でも変わってきますし、導入するにあたりメリット・デメリットを調査して、比較/検討しました。会社の業績とも関わるので、5年後10年後という長期的な将来を見据え考えた結果、今回導入した 401k にたどり着きました。」


ーーーそのとき何か試行錯誤したことなどありました?


「今回の 401k に限ったことではないんですが、大前提に自分が理解しないと伝わらないということがありましたね。社員皆さんの将来に関わることなので、導入後のフォローができなければいけないなと感じました。特に、401k は専門用語が多く覚えることも多かったため、理解をするのに苦労しました。ですので、専門的な知識を身につけるために「年金アドバイザー」という資格を取得しました。」


ーーーそうだったんですか。仕事をきっかけに資格を取ったんですね!資格を取ってからと、また401k導入後で何か変わりましたか?


「資格の勉強をしてからは、年金制度に関する理解が深まりましたね。特にお金に関わることなので間違った認識で相手に伝えてはいけないですからね。資格を取得したことで自分のスキルアップにも繋がりましたが、まだ活かせる部分はあると思うので、その辺りはこれからですね。導入後という点では、導入してからまだ1年程なので皆さんの意識も薄いですし、自分としてもフォロー仕切れていない部分もあるので、今後は導入後のフォローなどをしっかり行えればと思っています。」


ーーーなるほど。401k の導入によって、社員の皆さんが少しでも安心して働け、会社にとっても社員が長年勤めることが出来る環境を整えられたり...いろいろな面で相乗効果が得られましたね。今後の展望などあれば教えてください。


「そうですね、今回は 401k についてお話しましたが、他にもまだまだ整備しなければならないと感じていることはたくさんあります。ですので、常に勉強は怠らず労務のスペシャリストとして、社員の皆さんが安心して働ける職場環境を整えられるようにしたいと思います。」