こんにちは。

本コラムでは、「運用者の作業負担を軽減する改善策」として2回に渡り、HeartCoreのワークフローをご紹介したいと思います。

今回は2回目、「HeartCoreワークフローの設定方法」についてです。

具体的な例をもとに設定方法をご紹介します。

◆連載1回目のコラムはこちら
【連載】Webサイトの運用業務をスムーズにおこなうHeartCoreワークフロー
>>https://www.carol.co.jp/cms/column_20180330.jsp

設定するワークフロー

今回HeartCoreへの設定を行うのは、連載1回目で例として挙げていた下記のワークフローです。

パターンA：ライター → Web更新者 → 上司 → Webマスターの場合

１．ワークフローを整理しHeartCore設定に落とし込む

まずはワークフローを分解し、それぞれのステップにおいて「誰が」「何を」「どうするのか」を整理して表にまとめます。

次に、整理した結果をHeartCore設定に落とし込みます。

この時、手順No.1は「メールで入稿」であり、HeartCore外での作業となりますので、手順No.1はHeartCoreに設定しません（そのため背景色をグレーにしています）。

２．ワークフローに関わる各グループ・コンテンツを作成する

上記表に記載した「Web更新者ユーザグループ」などのグループを作成します。

今回は下記のようなユーザグループと、記事に設定する「記事用コンテンツグループ」というコンテンツグループを作成しました。（それぞれの権限設定は今回割愛します）

３．ワークフローを作成する

いよいよワークフローを作成します。

全体管理者でログインし、「設定」を開きます。

「設定＞ワークフロー」を開きます。
※ワークフローのメニューが出ていない場合、「設定＞機能設定＞アクセス制限」にて「ワークフローを有効にします。」を選択して保存してください。

「新規追加」をクリックします。

「１．ワークフローを整理しHeartCore設定に落とし込む」でまとめた表を元に項目を入力し、手順2～4のワークフローを追加します。

手順2～4のすべてのワークフローを追加し終えると、ワークフロー一覧は下記のようになります。

これで設定は完了です。

４．ワークフローの表示

設定を終えるとワークフローがどのように見えるかをご紹介します。

「記事用コンテンツグループ」のコンテンツ編集画面にて、「保存」にカーソルを合わせると、下記のように権限に応じたワークフローが表示されるようになります。

■Web更新者でログインした場合

■上司でログインした場合

■Webマスターでログインした場合

「誰が」「何を」「どうするのか」に応じてワークフローが表示されていることがわかりますね（権限の都合上、Webマスターは他のワークフローも実行できるようになっています）。

ユーザにメールアドレスを設定しておくと、次のワークフローを実行可能なユーザに対してメールを送ることも可能です。

メールが届いたコンテンツだけを確認してワークフローを実行すればよいため、役割が明確化され、作業をスムーズに行うことができるようになります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

Webサイト効率的な運用に役立つHeartCoreのワークフロー機能について、本記事が皆さまの手助けになれば幸いです。